Thay vì hoạt động ở văn phòng, trụ sở, ngày càng có nhiều doanh nghiệp (DN) thông báo chuyển sang làm việc trực tuyến, online hoặc khuyến khích nhân viên làm việc tại nhà (WFH) nhưng vẫn bảo đảm hiệu quả công việc. Đây là một trong những giải pháp nhằm thích ứng, ứng phó với dịch Covid-19 đang diễn biến phức tạp.
Đầu tư ứng dụng, hoàn thiện quy trình
Vào đầu tháng 3, Công ty Mắt Bão đã áp dụng mô hình WFH cho 70% nhân viên (khoảng 200 người) làm việc tại nhà sau 1 tháng lên kịch bản và triển khai thử nghiệm.
Riêng bộ phận công nghệ thông tin (IT) thì làm việc tại công ty để bảo đảm hệ thống mạng, khắc phục sự cố kịp thời. Đội ngũ IT của công ty này đã thiết lập hệ thống bảo mật cấp cao thông qua hệ thống VPN Gateway với băng thông tối thiểu 15 Mbps để tất cả nhân viên đều có thể kết nối đến mạng nội bộ. Việc bảo mật tài khoản email, hệ thống lưu trữ nội bộ được đặt lên mức cao nhất với hệ thống Microsoft Anti Virus.
Nhân viên và quản lý họp online trao đổi về công việc trên ứng dụng Microsoft Teams. Ảnh: NGHĨA NHÂN
Trở ngại lớn nhất đối với WFH chính là làm sao duy trì việc trao đổi, thảo luận để nắm được tình hình công việc của tập thể. Công ty Mắt Bão đã ứng dụng giải pháp Office 365 Enterprise của Microsoft để bảo đảm chất lượng các cuộc họp online luôn được ổn định. Liên lạc giữa các bộ phận luôn được giữ vững qua hệ thống điện thoại tổng đài ảo được cài đặt trên nền tảng điện toán đám mây, có thể dùng trên điện thoại IP (điện thoại sử dụng trên nền mạng LAN /MAN/ WAN hay mạng internet) hay cài ứng dụng dùng ngay trên điện thoại cá nhân.
Công ty CP Be Group, đơn vị sở hữu và phát triển ứng dụng gọi xe Be, vừa áp dụng chế độ WFH cho nhân viên đợt 2, nhân viên được khuyến khích WFH từ ngày 16-3. Đối với các bộ phận không thể sắp xếp cho 100% nhân viên làm việc tại nhà, trưởng bộ phận bố trí lịch và công việc để bảo đảm nhân viên luân phiên lên văn phòng. Be Group đã xây dựng hoàn chỉnh mọi kịch bản ứng phó rủi ro để kế hoạch kinh doanh vẫn liên tục trong giai đoạn dịch bệnh. Giám đốc một DN công nghệ tại TP HCM cho hay công ty vừa cho các bộ phận như nội dung, marketing, phát triển ứng dụng được làm việc ở nhà. Từ sau Tết nguyên đán, DN này đã chuẩn bị phương án và bắt đầu mua giải pháp, đầu tư hạ tầng, hoàn chỉnh quy trình WFH để công việc không bị đình trệ, từ họp trực tuyến, giao việc, quản lý công việc, hạ tầng lưu trữ, chia sẻ dữ liệu làm việc...
Theo ông Nguyễn Bá Diệp, Phó Chủ tịch, đồng sáng lập Ví điện tử MoMo, từ năm 2018, MoMo đã xây dựng hệ thống WFH, hiện công ty bố trí 20% nhân viên luân phiên WFH. Việc trao đổi, phê duyệt giấy tờ đều thông qua hệ thống hạ tầng online do công ty xây dựng. MoMo cũng thay thế việc check-in vật lý (bấm vân tay) bằng check-in trên website, app… Khoảng 95% khối lượng công việc của DN đều có thể thực hiện từ xa" - ông Diệp chia sẻ.
Ổn định tâm lý nhân viên
Sở hữu hệ thống phân phối hơn 800 siêu thị, cửa hàng trên toàn quốc, từ nhiều năm nay, Liên hiệp HTX Thương mại TP HCM (Saigon Co.op) đã tổ chức họp trực tuyến với các đơn vị ở xa. Ngay cả phỏng vấn nhân sự cho các siêu thị Co.opmart ở các tỉnh cũng được tiến hành trực tuyến. 200 cán bộ chủ chốt của Saigon Co.op đã được cấp tài khoản, cài đặt phần mềm cho laptop, máy tính bàn ở nhà… sẵn sàng cho phương án làm việc tại nhà.
Đại diện một DN nước ngoài ngành hóa mỹ phẩm, trụ sở tại TP HCM, cho hay tất cả công ty thành viên của tập đoàn đều đã quyết định cho nhân viên làm việc ở nhà. Trong đó, gần như 100% công việc đều được thực hiện online, kể cả trao đổi với khách hàng. "Lâu nay, chúng tôi đã họp trực tuyến với lãnh đạo quản lý vùng ở nước ngoài, hầu hết laptop của nhân viên đều được kết nối với hệ thống của công ty. Vướng mắc lớn nhất là làm sao ổn định tâm lý nhân viên khi WFH dễ bị phân tâm, không tập trung" - đại diện DN nước ngoài này nói.
Theo giám đốc truyền thông một công ty đa quốc gia lĩnh vực thực phẩm, WFH giúp giảm đáng kể chi phí như chi phí văn phòng, dịch vụ internet, điện, nước, máy lạnh… "Với các DN quy mô vừa và lớn cần cân nhắc sử dụng nền tảng công nghệ bảo đảm an toàn thông tin và bảo mật dữ liệu. Một số công cụ phổ biến DN có thể sử dụng để hỗ trợ làm việc từ xa như Microsoft Teams, Skype, OneDrive hoặc Zoom, Slack, Trello, Dropbox hoặc thậm chí Viber, Zalo, WhatsApp, Duo… DN sẽ phải đầu tư hoặc trả phí để sử dụng các công cụ này" - vị giám đốc truyền thông công ty đa quốc gia phân tích.
Ông Trần Anh Tuấn, Chủ tịch HĐQT Công ty CP Công nghệ Sao Bắc Đẩu, cho biết hiện các phần mềm ứng dụng hội họp, làm việc trực tiếp rất phổ biến, dễ sử dụng. Việc đơn giản nhất có thể làm ngay là đầu tư hệ thống mail nội bộ, họp trực tuyến; các giải pháp khác liên quan đến quy trình bán hàng, chuỗi cung ứng… cần có thời gian để triển khai. "Chi phí đầu tư và triển khai không nhiều, chỉ vài chục triệu đồng/tháng" - ông Tuấn chia sẻ.
Theo ông Huỳnh Ngọc Duy, Giám đốc điều hành Công ty Mắt Bão, để triển khai WFH hiệu quả, nhân viên và DN cần phải có kế hoạch làm việc cụ thể, nâng cao ý thức tự giác, tuân thủ quy tắc về ăn mặc, giờ giấc, thói quen như khi đang làm tại văn phòng. Đối với lãnh đạo, cần thiết lập quy định, quy tắc ứng xử làm việc từ xa để nhân viên nghiêm chỉnh thực hiện. Mỗi bộ phận cần lên kịch bản hỗ trợ và giám sát nhân viên từ xa thông qua các cuộc họp và báo cáo định kỳ. Bộ phận IT cần chuẩn bị những phương án tăng cường cao nhất. Đây chính là lúc các phần mềm anti virus, kết nối server được ưu tiên để không tạo bất kỳ lỗ hổng bảo mật nào.
Khó khăn cho việc chuyển đổi
Theo ông Võ Đỗ Thắng, Giám đốc Trung tâm Đào tạo quản trị mạng và An ninh mạng quốc tế Athena, làm việc từ xa sẽ là thách thức với những DN nhỏ chưa có nhân sự chuyên về công nghệ hoặc chưa ứng dụng công nghệ. Làm việc từ xa trên nền tảng công nghệ cũng đòi hỏi đội ngũ nhân sự phải nhanh nhạy, đáp ứng được yêu cầu từ công nghệ. Với yếu tố bảo mật, các DN lớn, tập đoàn lớn có đội ngũ bảo mật nhiều lớp, quy trình bảo mật trên đường truyền từ thiết bị cá nhân của nhân viên tới hệ thống máy chủ của DN. Chỉ có một số DN vừa và nhỏ, quá trình chuyển đổi sang làm việc từ xa chưa có thói quen và sự đầu tư về yếu tố bảo mật nên nguy cơ mất dữ liệu rất cao. Đặc biệt, một số DN thường tận dụng ứng dụng, công nghệ miễn phí thì nay cần thay đổi. DN có thể tốn chi phí đầu tư hệ thống bảo mật, hệ thống giám sát, phòng chống mất dữ liệu, đào tạo, huấn luyện nhân viên... trong vài tháng đầu khi chưa quen, tuy nhiên, sẽ tiết kiệm được chi phí thuê văn phòng và tăng hiệu suất công việc.
